FAQ Direktversand von Papier-Rechnungen

Wie setzt sich die neue Versandanschrift zusammen?

Mustermann GmbH
Name der auftraggebenden Firma

Auftrag: IFORU DE / Rechnungen
Postfachbezeichnung

69966 Mannheim
Einmalige Postleitzahl und Postfach-Nummer
Warum muss die Leistungsempfänger-Adresse zusätzlich ausgewiesen werden?

Die Versandanschrift ersetzt nicht die vollständige Rechnungsanschrift.
Als Leistungsempfänger ist die handelsrechtliche Anschrift aus dem Vertrag / der Bestellung anzugeben.
Was darf an die Postfach-Adresse geschickt werden?

An unsere zentrale Postfach-Adresse dürfen ausschließlich Rechnungen oder Gutschriften geschickt werden. Eine Zustellung von Einschreiben oder Paketen ist nicht möglich. Es werden auch keine Direktzustellungen von Kurierdiensten angenommen.
Warum können nur Rechnungen oder Gutschriften geschickt werden?

Die Rechnungen oder Gutschriften werden durch einen externen Dienstleister verarbeitet, der angewiesen ist, keine anderen Dokumente zu verarbeiten.
Welche Anlagen dürfen bei Rechnungen oder Gutschriften mitgeschickt werden?

Rechnungsbegründende Anlagen können mit der Rechnung mitgeschickt werden.
Warum können bestimmte Rechnungsarten nicht an die Postfach-Adresse geschickt werden?

Abschlags- und Schlussrechnungen sowie Rechnungen, die mit einer Kaufnummer (Investantragsnummer) auszustellen sind, können noch nicht am internen elektronischen Prozess teilnehmen und sind wie bisher an die jeweilige von der Auftraggeberin / dem Auftraggeber bekannt gegebene Adresse zu versenden.
Warum ist es unbedingt erforderlich, sich bei der Versandanschrift an die vorgegebene Schreibweise zu halten?

Nur die vorgegebene Schreibweise erlaubt eine automatisierte und damit schnellere Zustellung Ihrer Briefsendung.
Was ist ein Referenzcode?

Der Referenzcode ist ein eindeutiger Schlüssel für die automatische Zuordnung der Rechnungen an die zuständigen Personen bei uns. Fehlt der Referenzcode ist eine Bearbeitung der Rechnung über unser automatisiertes System nicht möglich und die Rechnung wird an Sie retourniert.
Wie ist der Referenzcode aufgebaut?

Der Referenzcode besteht im Wesentlichen aus zwei Bestandteilen und insgesamt aus 18 Zeichen, welche eine eindeutige Zuweisung gewährleisten.

RC-KST-DE (Fixer Bestandteil) -544-AB12 (Firma und Kostenstelle, wie bisher)

Schreibweise für einen Referenzcode:
Beispiele:
RC-KST-DE-544-0001
RC-KST-DE-544-AAAA
RC-KST-DE-544-AA01

Bitte achten Sie bei der Rechnungslegung darauf, dass der Referenzcode genau in der vorab definierten Schreibweise maschinell angedruckt wird; bitte verzichten Sie auf Fettdruck oder Kursivstellung.
Warum darf nur ein Referenzcode in der Rechnung angegeben werden?

Der Referenzcode ist ein eindeutiger Schlüssel für die automatische Zuordnung der Rechnungen an die zuständigen Personen bei uns; sind mehrere Referenzcodes in einer Rechnung angegeben, kann diese Zuordnung nicht automatisiert erfolgen und verzögert somit den Bearbeitungsprozess. Fehlt der Referenzcode ist eine Bearbeitung der Rechnung über unser automatisiertes System nicht möglich und die Rechnung wird an Sie retourniert.
Dürfen Rechnungen elektronisch übermittelt werden?

Ja, weitere Informationen erhalten Sie dazu auf eInvoicing.strabag.com